مدیریت بهره برداری مجتمع تجاری

اما باید توجه کرد که این بهره برداری کاملاً اصولی و طبق قواعد خاصی است که باعث کارآمدی آن می‌شود و درواقع مدیریت بهره برداری مجتمع تجاری تازه تأسیس و بزرگ، نقش پرورش‌دهنده‌ آن را بر عهده‌ دارد و اگر رسیدگی نباشد دیگر خبری از رونق‌بخشی تجاری و راهبری بهره برداری مجتمع‌های تجاری نخواهد بود.

این روابط به‌صورت مستقیم روی یکدیگر تأثیر می‌گذارند و هم تأثیر می‌گیرند. رابطه ساخت‌وساز با بهره برداری تجاری، از یک‌سو روی یکدیگر تأثیر مثبت و سازنده می‌گذارد و هم رابطه سخت‌افزاری و نرم‌افزاری بر آن‌ها مؤثر است. اولین عامل مؤثر برای موفقیت در بهره برداری مجتمع‌های تجاری بزرگ، رضایت خریداران و مشتریان در این حوزه است. این در حالی است که اغلب سازندگان پروژه‌های تجاری و بزرگ، کار خود را بعد از تحویل به کارفرما رها کرده و بهره برداری مجتمع را به دست فراموشی می‌سپارند؛ گویی ساختمان و سازه پس از تحویل مجتمع به حال خود رها می‌شود و نتیجه­ آن جز شکست یک پروژه­ عظیم و به هدر رفتن نیروی انسانی و منابع انرژی و مالی نخواهد بود.

عوامل مؤثر در موفقیت و بهره برداری مجتمع تجاری

 به­‌طورکلی در علم استراتژی و مدیریت بهره برداری تجاری هرگونه تهدیدی چه شناسایی‌شده و چه غیرمنتظره ممکن است رخ بدهد. جهت ساخت یک استراتژی مناسب و بهینه برای جلوگیری کردن، کنترل، استفاده‌ سازنده و یا دفع خطر احتمالی آن، مدیران و دیگر همکاران این حوزه باید ابتدا به فهم صحیح از نقاط قوت و ضعف خودشان بپردازند؛ زیرا بیان کردن جمله‌ تبدیل تهدید به فرصت در این زمینه فقط در کلام ساده است و گاهی برداشت اشتباهی است که از آن شبیه به یک‌ ضرب‌المثل در جامعه استفاده می‌شود.

تهدید را به فرصت تبدیل کردن نیازمند استراتژی‌های مفید است و این استراتژی تنها از تلفیق نقاط ضعف و قوت کارکنان که عوامل قابل‌کنترل این مدیریت بهره برداری هستند با تهدیدات بیرونی که از کنترل خارج هستند حاصل می‌شود؛ پس بار دیگر اگر خواستیم بدون فکر و فقط شبیه یک انسان خارج از گود، لفظ تبدیل تهدید به فرصت را بیان کنیم، به یاد بیاوریم که این روش، روشی علمی است که دارای پیش‌نیازهای فراوانی است؛ اما اگر قرار باشد به‌صورت عملیاتی و علمی به شما بگوییم که چگونه می‌توان تهدید را به فرصتی برای موفقیت در این حوزه تبدیل نمود، باید ابتدا از ضعف‌ها و نقاط قوت موجود حرف بزنیم و پس‌ از آن با ارائه‌ راهکارهایی بگوییم اصلاً به فرصت تبدیل کردن این تهدید و موفقیت در بهره برداری تجاری ممکن است یا خیر.

از سوی دیگر موفقیت یک پروژه و هر مجموعه‌ای بستگی به تحلیل اطلاعات و تهیه و استفاده استراتژی‌های کوتاه‌مدت، بلندمدت و مدیریت قوی دارد. تکرار مکرر کپی کاری بسیاری از سازندگان و مشاوران بهره‌ برداری، نمی‌تواند مسیر موفق و راهکار آینده‌داری برای موفقیت یک مجتمع باشد.

برای آنکه یک مجتمع تجاری بتواند از هر دو نوع مشتری سود برده و سبب افزایش درآمد خود شود، باید با فرمول خاصی مناطق قرارگیری برندهای معتبر و بزرگ را مشخص نماید تا مشتری‌ها با دسترسی سریع بتوانند به اهداف خود دست یابند. در عرصه رقابتی اگر منطقه‌بندی مجتمع تجاری به‌درستی صورت پذیرد، می‌تواند باعث افزایش رونق و بهبود عملکرد مراکز تجاری شود.

وظایف یک مجتمع بزرگ و تجاری چیست؟

وظایفی که یک مدیریت شرکتی بهره برداری مجتمع تجاری بزرگ و چندمنظوره بر عهده دارد به شرح زیر است:

• استفاده بهینه و درست از ظرفیت‌های سخت‌افزاری پروژه
• استفاده از کارآیی نرم‌افزارهای مدیریتی در پروژه و زمان‌بندی مناسب برای هر وقایع
• مشاوره مدیریت کلیه بخش‌­های مجتمع
• مدیریت مناسب و شایسته جهت بهره برداری مجتمع­‌های تجاری
• رونق خریدوفروش از طریق افزایش تعداد مشتری و مراجعه‌کنندگان
• تبلیغات درست و صحیح برای افزایش تعداد مشتری
• جلب رضایت مشتریان

موقعیت یک مجتمع تجاری

اولین قدم و یکی از مهم‌ترین ملزومات یک مجتمع تجاری برای موفق شدن که مدیران باید بدان توجه کافی داشته باشند، موقعیت اجتماعی آن مجموعه است. موقعیت یک مجتمع، تعیین‌کننده مسیر حرکت مدیران مراکز تجاری، برای موفقیت آن است. این امر نیازمند بررسی درست و دقیق موقعیت ازلحاظ جمعیت آن منطقه، سطح درآمد مردم و تردد عمومی منطقه و همچنین نحوه دسترسی مشتریان و خریداران به مرکز خرید و مراکز تجاری است.

هدف اصلی از ارزیابی و بررسی موقعیت اجتماعی ایجاد یک مرکز قدرتمند و کاربردی با برطرف کردن تمام نیاز مشتریان است، به‌گونه‌ای که بتواند یک تصویر ذهنی قوی در ذهن مشتریان و بازدیدکنندگان مجتمع تجاری حک کنند که این عمل موجب رونق بخشی تجاری و افزایش خریدوفروش و جذب مشتری می‌شود. به‌ عنوان‌ مثال اگر بازدیدکننده‌ای در فکر خرید یک دوربین دیجیتال است، این تصویر ذهنی را داشته باشد که بهترین انتخاب را می‌تواند در این مجتمع داشته باشد.

مدیریت و بهره برداری تجاری شامل چند عنوان است که در زیر به آن می‌پردازیم:

• موقعیت
• منطقه‌بندی مرکز تجاری
• تبلیغات و بازاریابی
• خدمات و امکانات
• مدیریت مالی و حسابداری
• موقعیت یک مرکز تجاری

اصول کار مدیریت یک مجتمع تجاری

مدیریت شرکتی بهره برداری مجتمع تجاری یکی از چالش‌برانگیزترین کارها و وظایف یک مجتمع است؛ زیرا که جذب مشتری و نگه‌داشتن آن‌ها به‌ صورت دائمی کاری بسیار سخت بوده و نیازمند استراتژی قدرتمند است. در عصر حاضر که تنوع محصولات و کیفیت بالای آن مهم‌ترین و تأثیرگذارترین مشخصه برندهای مختلف است، مشتری‌مداری، جلب رضایت و توجه مشتریان از مهم‌ترین دغدغه‌های هر صنفی محسوب می‌شود.

در مراکز تجاری که چندین برند و شرکت به ارائه محصولات خود پرداخته‌اند، رقابت تنگاتنگی بین هریک از آنان وجود دارد. با این‌ وجود مدیریت مجتمع باید به‌نوعی برنامه‌ریزی شود تا تمامی مغازه‌داران بتوانند امرار معاش کنند و محصولات خود را با کیفیت بسیار بالایی به فروش برسانند؛ در کنار آن جذب مشتری برای بازدید از مغازه یا برندهای گوناگون در داخل مجتمع یک مشکل اساسی است.

برخی از مجتمع‌های تجاری پس از مدت‌زمان زیاد و هزینه‌های گزاف به تعطیلی کشیده می‌شوند و این اتفاقی است که در چند سال اخیر در شهری مانند تهران نیز شاهد آن هستیم. اگر مشتری به سمت مجتمعی نرود و از آن بازدید نکند، قطعاً خرید نیز صورت نمی‌گیرد و این‌گونه مشکلات برای یک مجتمع به وجود خواهد آمد. پس باید مدیران یک مجتمع با اصول مدیریت مجتمع‌های تجاری و بهره برداری تجاری مؤثر و همچنین نیازهای اساسی آن آشنا باشند تا بتوانند بهترین خدمات را ارائه داده و مشتریان را جذب کنند.

تبلیغات و بازاریابی در بهره برداری مؤثر مجتمع تجاری

از گذشته تا به اکنون یکی از روش‌های جذب مشتری در هر حوزه‌­ای تبلیغات و بازاریابی بوده است. تبلیغ یک محصول یا کالا می‌تواند به هر شیوه‌ای انجام بگیرد. در مجتمع‌های تجاری نیز تبلیغات هدفمند و درست، باعث رونق‌بخشی تجاری و بهبود عملکرد مراکز و بهره برداری تجاری می‌شود. برخی از مؤثرترین راه­‌های تبلیغات شامل استفاده از بازدیدکنندگان مشهور و سرشناس از مجتمع، برگزاری جشنواره‌ها و مسابقه­‌های متعدد، برگزاری مراسم فرهنگی، ملی و مذهبی در مجتمع و همچنین برگزاری مسابقات و قرعه‌کشی میان مشتریان مرکز تجاری است.

بخش مالی و حسابداری مدیریت بهره برداری یک مجتمع تجاری

بخش مدیریت مالی در مجتمع یکی از اصلی‌ترین و اساسی‌ترین مواردی است که باید بدان توجه ویژه کرد. قطعاً هزینه‌ها و مشاوره از مرحله ساخت تا بهره برداری یک ساختمان باید برآورد شود و در آخر توسط مدیران یک مجتمع پرداخت شود؛ اما این روند در مجتمع تجاری به‌صورت دشوارتری دنبال می‌شود.

در مجتمع‌های تجاری به سبب تعداد واحدهای زیاد و امکاناتی که در بسیاری از ساختمان‌ها به چشم نمی‌خورد، حساب و کتاب‌ها و برآورد هزینه­‌ها باید به‌طور دقیق‌تر و جزئی‌تر انجام شود که در این صورت نیازمند یک سیستم مدیریت بهره برداری مالی جداگانه است تا دقیق‌تر و عالی‌تر این عمل، صورت پذیرد. مدیران مالی مجتمع تجاری وظایف بسیار زیادی را برعهده‌ دارند. مدیریت شرکتی بهره برداری مجتمع تجاری، موظف به شناسایی و مدیریت کردن کامل ریسک مجموعه است. مدیریت مالی نیازمند برنامه‌ریزی دقیق و جزئی برای کسب اطمینان از جریان‌های مالی و نقدی در مرکز تجاری است که این امور شامل موارد زیر می‌شود:

1. سیستم حسابداری و حسابرسی کردن به امور مجتمع
2. پیگیری بدهی‌های مشتریان
3. پیگیری فاکتورها
4. بررسی دریافت‌ها و پرداخت‌های مجموعه
5. بررسی درآمدهای ماهانه و سالیانه مجتمع تجاری
6. ساماندهی کردن منابع مالی برای حسابرسی

مراحل راه‌اندازی و بهره برداری تجاری یک مجتمع

یکی از بهترین و بروزترین مجموعه‌­ها درصنعت ساختمان ایران و بهره برداری مجتمع های تجاری، گروه سرمایه‌گذاری و فنی مهندسی طاها به مدیریت دکتر امین نعیم‌آبادی است که این مجموعه در جایگاه و رتبه بسیار بالایی در سطح ایران قرار دارد. برای اطلاعات بیشتر در این حوزه به  وب سایت https://pst.co.ir مراجعه نمایید. در این مجموعه برای راه‌اندازی مؤثر و همچنین بهره برداری تجاری دو فاز وجود دارد:

فاز اول

• مطالعات راه‌اندازی و بهره‌برداری
• برنامه‌ریزی دقیق عملکردی و راهبردی برای مدیریت بهره‌برداری
• تحلیل کردن تمام داده­‌ها و اطلاعات جمع‌آوری‌شده دریافتی و اطلاعات خروجی
• جانمایی و موقعیت‌یابی فضاها
• تعیین کردن متراژ هر واحد
• شناسایی امکانات و تجهیزات موردنیاز پروژه
• تعیین کردن سیاست کلی واگذاری واحدها به مشتریان
• تسلط کافی به بازاریابی و فروش
• مشاوره مدیریت کلیه بخش های مجتمع
• توجه کافی به امور حقوقی، حراست، مالی و اداری، تأسیسات، منابع انسانی، خدمات رفاهی، باشگاه مشتریان، مارکتینگ، طراحی و معماری و ...

فاز دوم

• انتخاب کردن مدیر مجتمع و نیروی انسانی موردنیاز
• انعقاد قرارداد با واحدهای تأسیسات، خدمات و ...
• واگذاری کردن واحدهای مجتمع به مشتریان
• ارزیابی نحوه مدیریت مجتمع
• ارائه برنامه‌های خلاقانه و جذاب به‌ منظور حفظ و نگهداشت مشتریان و بازدیدکنندگان.

نکات کلیدی در حوزه مدیریت بهره برداری مجتمع تجاری

تقسیم‌کار بین افراد

مشخص کردن شرح وظایف هر بخش و تقسیم درست و برنامه‌ریزی می‌بایست باعث مشخص شدن دامنه فعالیت‌های هر فرد یا گروه شود، این امر باعث ایجاد هماهنگی و تلاش در انجام صحیح فعالیت­‌های مشخص‌شده در مجتمع تجاری می‌شود. تقسیم‌کار در نگاه اول برای هر فرد، کار بسیار ساده‌ای است؛ اما اگر همین کار ساده با دقت و مطابق توانایی‌های هر فرد مشخص نشود، می‌تواند باعث شکست در به ثمر رسیدن آن فعالیت شود.

مسئولیت­‌های پرسنل و مدیریت

 نکته دوم توجه به اختیارات و مسئولیت‌های پرسنل و مدیریت در مجتمع‌های تجاری است؛ اختیاراتی که می‌تواند همراه با مشخص کردن یک فرد به‌عنوان سرپرست گروه و با اختیار ایجاد دستورات مشخص در حیطه فعالیت گروه باشد. این اختیارات که به سرپرست گروه داده می‌شود، می‌بایست باعث ایجاد مسئولیت در او نیز شود تا مسئولیت فعالیت یا عدم فعالیت اعضاء گروه خود را بپذیرد و برای بهبود عملکرد گروهی تلاش کافی را داشته باشد.

هدف کلی مجموعه

هدف کلی مجموعه، هدفی است که شامل قرار دادن فعالیت‌های هر فرد و دستورات مشخص برای انجام یک هدف مشخص در مجتمع تجاری است. بدین‌صورت کل اعضاء گروه برای به نتیجه رسیدن و هدف مشخص‌شده خود باهم همکاری کرده و هنگام مشکلات می‌توانند به‌راحتی و با کمک هم آن را حل کنند؛ درنهایت سرپرست گروه مسئول بررسی و ایجاد هماهنگی‌های لازم میان اعضاء در راستای عملکرد صحیح آن‌هاست.

چارت سازمانی در یک مجتمع تجاری

یکی دیگر از نکات مهم در اصول مدیریت و بهره برداری تجاری ایجاد یک زنجیره یا چارت سازمانی است. این چارت سازمانی می‌تواند بیانگر جایگاه هر فرد در کل مجتمع تجاری باشد که این امر می‌تواند سطح مسئولیت‌ها و امکان بررسی و نظارت را برای هر فرد مشخص سازد. به‌عنوان‌مثال مدیران ارشد و مدیریت بهره برداری در بالای چارت قرار خواهند گرفت که می‌توانند بر کل گروه‌ها و افراد نظارت کامل داشته باشند.

انواع مخاطب در مجتمع تجاری

دسته اول مخاطبان مجتمع تجاری افرادی هستند که ما در حوزه بهره برداری به آن‌ها کاربر می‌گوییم. این دسته از افراد می‌توانند جزو کسانی باشند که در مجتمع یک فروشگاه کوچک دارند یا افرادی که پردیس سینمایی را در آن مجتمع راه‌اندازی کرده‌اند، (می‌توانند مالک یا راه‌انداز یا هر دو باشند) که در حقیقت طیف اولیه مخاطبان مجتمع‌های تجاری و از سوی دیگر شرکای تجاری در مدیریت یک مرکز خرید هستند و خودشان نیازمند سرویس‌دهی دقیق و مشتری‌مداری از سوی مدیر یا شرکت بهره برداری تجاری هستند تا با برنامه‌ریزی صحیح برای این طیف و مدیریت هدفمند آن‌ها، موجب استمرار حضور و جلب همکاری همه‌جانبه‌ آن‌ها در راستای رفع نیازها باشیم.

 دسته دوم مخاطبان، بخش عام‌تری به نام مصرف‌کنندگان نهایی یا مراجعات هستند که آن‌ها نیز وارد مرکز خرید می‌شوند و برای آن‌ها نیز باید برنامه‌ریزی دقیق داشته باشیم. یکی از چالش‌های مهمی که در این حوزه با آن روبه‌رو هستیم، همگام‌سازی برنامه‌های مربوط به‌تمامی این مخاطبان (دسته اول و دوم) است. نگاه ما در بازاریابی رابطه‌مدار است؛ یعنی اینکه که هر طیفی را منتفع کنیم و هر طیف را فارغ از ابزارهای مشتری‌مداری درک کنیم.